İhtiyaç Fazlası Taşınırların Diğer Kamu Kurumlarına Bedelsiz Devri

Bilindiği gibi İdareler ihtiyaç fazlası taşınırlarını harcama yetkilisinden ya da üst yöneticiden onay almak suretiyle diğer kamu kurumlarına Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliğ (Sayı:1) hükümlerine göre aralarında düzenleyecekleri iki nüsha Ek-1 form (Taşınır Devrine İlişkin Protokol) ile bedelsiz olarak devredebilmektedirler. Bu işlemlerin muhasebe birimleri tarafından nasıl muhasebeleştirleceği ve hangi belgeler aranacağı konusunu dilimizin döndüğü kadar anlatmaya çalışacağım.

En başta dikkat edilmesi gereken husus devreden harcama birimi ile devralan harcama biriminin aynı muhasebe birimine bağlı olup olmadığı hususuna dikkat edilecektir. Çünki Devreden ve Devralan harcama birimlerinini aynı yada farklı Muhasebe Birimine bağlı olması durumuna göre yapılası gereken işlemler farklılık arzetmektedir.

1. Devreden ve Devralan Harcama Biriminini Aynı Muhasebe Birimine Bağlı Olması Halinde
Devreden ve devralan harcama biriminin aynı muhasebe birimine bağlı olması halinde muhasebe birimine hem devreden harcama biriminden Çıkış işlemine ilişkin T.İ.Fişi, hem de Devralan Harcama biriminden taşınırın ambara girişi ile ilgili giriş işlemine ilişkin T.İ.Fişi gönderilir. Muhasebe birimi Her iki birimden gelen T.İ.Fişini kontrol eder ve her iki T.İ.F. arasında doğruluğu konusunda mutabakat sağlandıktan sonra Devralan Birimin Vergi Numarası ve kurumsal kodları ile aynı Muhasebe Fişi üzerinde Devralan birim adına borç, devrdenn birim adına Alacak kaydedilir. Diğer yandan Devralan Birimin Kurumsal kodu ile 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, Devreden Harcama Birimi Kodu ile 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına Borç Kaydedilir.

Yeri gelmişken söyleyelim; bu kayıtlar yapılırken bütçe hesapları ile ilişkilendirilmez. Yani muhasebe kayıt formunda giriş yapılırken açılan arayüzde Bütçe Hesapları İle ilişkilendirilsin mi? mesajına Hayır seçeneği tıklanarak geçilir. Daha Önce Amortismanı Hesaplanmış Duran Varlık mı? sorusuna ise eğer cari yıldan önce alınan duran varlığın devri sözkonusu ise Evet seçenği seçilmelidir. Aşağıdaki örneğimizde cari yıldan önce alınan duran varlığın devri sözkonusu olduğu için Birikmiş Amortismanları da devredilmiştir.

Yukarıda söylediklerimizi muhasebeci tekniği ile ifade edecek olursak;


şeklinde gösterebiliriz. anlaşılması için her iki kaydı ayrı ayrı yaptık ama hem 255 Demirbaşlar Hesabı ile ilgili kayıtların hem de 257 Birikmiş Amortismanlar ile ilgili kayıtların aynı muhasebe işlem fişinde yapılması gerektiğini unutmayalım.

Aşağıdaki örneğimizde Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü elindeki kayıtlı değeri 11.691,44 TL olan ihtiyaç fazlası bilgisayarlarını Maliye Kursu Müdürlüğünün talebi üzerine Alınan onay ile bedelsiz olarak devredilmiştir.


2. Devreden ve Devralan Harcama Biriminini Farklı Muhasebe Birimine Bağlı Olması Halinde

Devreden ve devralan harcama birimi farklı olması halinde devreden harcama biriminin muhasebel kayıtları, devreden harcama biriminin bir yazı ekinde devre ilişkin T.İ.Fişini ve Devir için alınan onayı muhasebe birimine vermesi üzerine bu belgeler düzenlenecek muhasebe işlem fişine eklenmek suretiyle gerçekleştirilir. Farkı; devralan birimin kaydı başka muhasebe birimi tarafından oluşturulacağı için karşılık olarak 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının çalıştırılmasıdır. Yukarıdaki örneğimizi Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğündeki ihtiyaç fazlası bilgisayarların Ankara ili Mamak İlçesi Yavuz Sultan Selim İlköğretim Okuluna gönderilmesi şeklinde değiştirecek olursak, yapılması gereken kayıt aşağıdaki gibi olacaktır.


Burada şu hususu da belirtelim. Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı aynı fişte birben fazla çalıştırılamayacağı (Sistem müsade etmediği)i çin demirbaşların çıkışı ile ilgili düzenlenen muhasebe işlem fişi ile Birikmiş Amortismanların muhasebe kayıtlarından çıkarılması ile ilgili düzenlenen muhasebe işlem fişinin ayrı ayrı düzenlenmesi gerekmektedir.

Devralan harcama biriminin devraldığı taşınırlara ilişkin muhasebe kaydı devreden harcama biriminin kayıtlarına göre oluşturulacağından düzenlenen Muhasebe İşlem Fişinin açıklama bülümüne bilgilerin tam ve doğru yazılması gerekir. Bu bilgilerin neler olması gerekir?
1- Devreden Birim Adı,
2- Devralan Birim Adı,
3- Taşınır İşlem Fişinin numarası
4- Taşınırın ne olduğu

Yani Şu şekilde ; BÜMKO'nun düzenlediği 253 Nolu T.İ.Fişi ile Ankara/Mamak İlçesi Yavuz Sultan Selim İlköğretim Okuluna Bilgisayar Devri